IT Energy (СУРВ)


Цели создания системы
СУРВ (система учета рабочего времени) предназначена для осуществления планирования, контроля и анализа рабочего времени сотрудников организации при участии их в проектной деятельности:
• Планирование загрузки сотрудников организации;
• Учет фактического времени работы сотрудников на проектах;
• Контроль и анализ занятости сотрудников на проектах;
• Актуализация бюджета по фактическим параметрам.

Задачи, решаемые при создания системы
Для реализации поставленных перед СУРВ целей необходимо решить следующие задачи:
• Создание многоступенчатой системы учета рабочего времени с возможностью согласования и утверждения трудозатрат с помощью разделения прав доступа пользователей;
• Загрузка в ИС смет из MS Excel для получения списка выполняемых работ по проекту и распределения в дальнейшем по сотрудникам;
• Разработка форм, табелей и отчетов с возможностью выгрузки их в MS Excel;
Создание механизма учета занятости сотрудников на проектных работах с возможностью определять затраты с учетом временной нетрудоспособности сотрудников, совмещенной занятости на двух и более проектах, занятости в некоммерческой деятельности.

В рамках СУРВ используются следующие функциональные подсистемы:
• Ведение нормативно – справочной информации;
• Планирование трудозатрат по проектам;
• Ввод информации о трудозатратах;
• Согласование и утверждение трудозатрат;
• Планирование и учет нерабочего времени;
• Рабочие места и отчетность.

Ведение НСИ
В качестве аналитических разрезов учета и формирования отчетности используются следующие основные объекты аналитического учета (справочники), содержащие ряд обязательных реквизитов:
• Сотрудники;
• Структура предприятия;
• Проектные роли;
• Виды проектов;
• Проекты.

Планирование трудозатрат по проектам
• Система учета рабочего времени позволяет осуществлять планирование трудозатрат по каждому проекту.
• Планирование трудозатрат может осуществляться на проекте неограниченное число раз, при этом, в целях учета и контроля, устанавливается единственная актуальная версия плана трудозатрат.
• При наличии утвержденных трудозатрат, сохранение каждого нового плана трудозатрат по данному проекту осуществляется с проверкой на соответствие уже утвержденной информации.

Ввод информации о трудозатратах
Ввод информации о трудозатратах в систему осуществляется сотрудниками компании на периодической основе: ежедневно, еженедельно или один раз в месяц.
Сотрудник, заполняющий отчет может:
• Сохранить его как черновик, с последующим возобновлением работы над ним;
• Создать отчет на основе предыдущего;
• Отправить отчет на согласование;
• Передать права по заполнению отчета другому сотруднику.

Согласование и утверждение трудозатрат
Заявленные сотрудником трудозатраты проходят этап согласования. Руководитель проекта может утвердить или отклонить предоставленные трудозатраты.
При прохождении маршрута согласования, организуется следующая система оповещений, с дублированием информационным письмом на электронную почту.

Планирование и учет нерабочего времени
В целях планирования и учета нерабочего времени сотрудников, в системе СУРВ используются следующие внутренние проекты:
Сотрудник, заполняющий отчет может:
• Очередной оплачиваемый отпуск;
• Обучение;
• Болезнь;
• Прочие потери рабочего времени.
При необходимости, перечень внутренних проектов может быть расширен заказчиком.

Рабочие места и отчетность
Все отчеты в СУРВ отвечают следующим требованиям:
• Гибкость отчетов: возможность скрытия и добавления элементов в отчет, фильтрация и сортировка данных в отчете, вывод итогов и подытогов по отчетной аналитике;
• Возможность сохранения шаблонов отчетов;
• Возможность выгрузки отчетов в MS Excel;
• Возможность сравнения плановых и фактических показателей по необходимой аналитике;
• Возможность выбора отчетного периода.